Funktionen im Detail
Die mailfino-Funktionsliste.
Prüfen Sie Punkt für Punkt, ob mailfino Ihre Anforderungen erfüllt. Hier finden Sie die einzelnen Funktionen mit kurzen Erklärungen und Hinweisen zum Einsatz.
Newsletter erstellen und gestalten
Editor und Layout
- Drag-and-Drop-Editor. Inhaltsbausteine mit der Maus einfügen, anordnen und bearbeiten.
- HTML-Editor. Den HTML-Code eines Newsletters ansehen und bearbeiten.
- HTML-Export. Einen Newsletter als HTML-Datei exportieren.
- Überschriften und Text. Titel und Fließtext als eigene Elemente einfügen und formatieren.
- Ein- und mehrspaltige Layouts. Inhalte in einer oder mehreren Spalten anordnen.
- Tabellen. Tabellen im Drag-and-Drop-Editor einfügen und bearbeiten.
- Abstandshalter. Abstände zwischen Inhalten mit eigenen Elementen steuern.
- Buttons. Verlinkte Schaltflächen in das Newsletter-Layout einfügen.
- Farben, Schrift und Rahmen. Die Gestaltung der Elemente über ihre Eigenschaften anpassen.
- Farbpalette. Wiederkehrende Unternehmensfarben für weitere Entwürfe hinterlegen.
Bilder und verlinkte Inhalte
- Bilder hochladen. JPEG-, PNG- und GIF-Bilder in Newsletter einfügen.
- Bild- und Banner-Elemente. Bilder als eigenständige Inhalte oder Banner verwenden.
- Bildgröße und Zuschnitt. Bilder skalieren und den gewünschten Ausschnitt wählen.
- Runde Bilder und Ecken. Bilder rund oder mit abgerundeten Ecken darstellen.
- Bild-Alternativtext. Eine Beschreibung hinterlegen, die bei nicht geladenen Bildern angezeigt werden kann.
- Bildlinks. Ein Bild mit einer Website oder einem anderen Linkziel verknüpfen.
- Website-Links. Textstellen und Buttons mit externen Webseiten verknüpfen.
- E-Mail-Links. Links zum Erstellen einer E-Mail mit Empfänger und Betreff einfügen.
- Dateilinks. Dateien bereitstellen und im Newsletter verlinken; dies ist kein klassischer E-Mail-Anhang.
- Formularlinks. Auf ein erstelltes und veröffentlichtes mailfino-Formular verlinken.
- Sprungmarken. Innerhalb eines Newsletters zu einem bestimmten Abschnitt springen, etwa aus einem Inhaltsverzeichnis.
- Browseransicht. Einen Link zur im Browser lesbaren Version des Newsletters einfügen.
- Abmeldelink. Den Systemlink für die Abmeldung in den Newsletter aufnehmen.
- Kalendereintrag. Einen Veranstaltungstermin als herunterladbare ICS-Kalenderdatei verlinken.
Personalisierung und mobile Darstellung
- Personalisierte Inhalte. Werte aus Empfängerfeldern in den Newsletter einsetzen, etwa Name oder Anrede.
- Personalisierter Betreff. Empfängerfelder in der Betreffzeile verwenden.
- Personalisierte Links. Empfängerfelder in Links einsetzen.
- Alternativtext. Eine unformatierte Textfassung für E-Mail-Programme bereitstellen, die kein HTML anzeigen.
- Eigene Header-CSS. Eigene CSS-Regeln (Gestaltungsanweisungen) im HTML-Kopf des Newsletters hinterlegen.
- Responsive Layouts. Mit Drag-and-Drop erstellte Newsletter für kleinere Bildschirme anpassen.
- Mobile Vorschau. Die simulierte Darstellung auf einem kleinen Bildschirm prüfen.
- Mobile Styles. Die Gestaltung von Elementen gezielt für die mobile Ansicht anpassen.
- Geräteabhängige Sichtbarkeit. Einzelne Elemente auf Desktop oder Mobilgeräten ein- und ausblenden.
Vorlagen, Versionen und KI
- Eigene Vorlagen. Wiederverwendbare Newsletter-Vorlagen erstellen und speichern.
- Eigene Inhaltsbausteine. Wiederkehrende Inhalte als eigene Elemente speichern und erneut einsetzen.
- Entwürfe speichern. Newsletter als Entwurf sichern und später weiterbearbeiten.
- Automatisches Speichern. Den Entwurf während der Bearbeitung automatisch sichern.
- Versionsverlauf. Frühere gespeicherte Entwurfsversionen verwenden.
- KI-Texterstellung. Textvorschläge für Newsletter erstellen lassen.
- KI-Textüberarbeitung. Vorhandene Texte mit KI bearbeiten lassen.
- KI-Übersetzung. Newsletter-Texte mit KI in eine andere Sprache übersetzen.
- KI-Bildgenerierung. Bilder aus einer Beschreibung erzeugen lassen.
Hinweis: Die mobile Vorschau simuliert die Darstellung; sie ersetzt keine Testmail in den gewünschten E-Mail-Programmen. Responsive Regeln gelten für geeignete Drag-and-Drop-Inhalte. In der Cloud ist KI enthalten; beim Selfhosting benötigen Sie einen eigenen Together.ai-Schlüssel. KI ist optional.
Formulare und Anmeldungen
Erstellen und anzeigen
- Drag-and-Drop-Formulare. Formulare aus Elementen zusammensetzen und bearbeiten.
- Formularvorlagen. Ein neues Formular auf Basis einer Vorlage erstellen.
- Desktop- und Mobilgestaltung. Die Gestaltung für große und kleine Bildschirme getrennt bearbeiten.
- Formularversionen. Gespeicherte Versionen verwenden und Änderungen zurücknehmen.
- Mehrseitige Formulare. Längere Formulare in mehrere Schritte aufteilen.
- Fortschrittsanzeige. Zeigen, wie weit ein mehrseitiges Formular ausgefüllt ist.
- Vor- und Zurück-Navigation. Zwischen den Formularschritten wechseln.
- Erfolgsseite. Nach dem Absenden eine gestaltete Erfolgsseite anzeigen.
- Einbettung per HTML. Ein Formular mit bereitgestelltem Code in eine Website einbinden.
- Direkter Formularlink. Ein veröffentlichtes Formular über einen Link öffnen.
- Pop-up. Ein Formular über der Webseite einblenden.
- Slide-in. Ein Formular von links, rechts, oben oder unten einblenden.
Felder und Eingabeprüfung
- Einzeiliger Text. Kurze Angaben wie Name oder Firma abfragen.
- Mehrzeiliger Text. Längere Nachrichten oder Kommentare aufnehmen.
- Zahlenfelder. Numerische Angaben abfragen.
- E-Mail- und Telefonfelder. Kontaktangaben mit dem passenden Feldtyp erfassen.
- URL- und Datumsfelder. Webadressen oder Datumsangaben erfassen.
- Checkboxen. Einzelne Optionen oder mehrere auswählbare Angaben anbieten.
- Dropdown-Auswahl. Eine Auswahl als aufklappbare Liste darstellen.
- Radio-Auswahl. Eine einzelne Antwort aus mehreren Optionen wählen lassen.
- Ja/Nein-Auswahl. Eine Entscheidung mit zwei Antwortmöglichkeiten abfragen.
- Sternebewertung und NPS. Bewertungen über Sterne oder eine Weiterempfehlungsfrage (NPS) erfassen.
- Feldgruppen. Zusammengehörige Angaben zu Adresse, Kontakt, Einwilligung, Interessen oder Eventteilnahme verwenden.
- Eigene Datenfelder. Formulareingaben mit dem gewünschten Datenbankfeld verbinden.
- Platzhalter. Im Eingabefeld anzeigen, welche Angabe erwartet wird.
- Pflichtfelder. Festlegen, welche Angaben vor dem Absenden ausgefüllt werden müssen.
- Eingabeprüfung. Eingaben anhand der Feldeigenschaften prüfen.
- Eigene Fehlermeldungen. Den Hinweis bei fehlenden Pflichtangaben anpassen.
- Tabulator-Reihenfolge. Die Reihenfolge festlegen, in der die Tastatur durch die Felder führt.
Formulararten und Kontaktpflege
- Newsletter-Anmeldung. Kontakte für eine Newsletterliste gewinnen.
- Kontaktanfrage. Nachrichten und Kontaktwünsche erfassen.
- Prospekt- und Terminanfrage. Informationsmaterial oder einen Termin anfragen lassen.
- Veranstaltungsanmeldung. Anmeldungen für ein Event erfassen.
- Präferenzformular. Kontakte über einen persönlichen Link Listen auswählen oder abwählen lassen.
- Datenaktualisierung. Kontakte ihre Angaben über ein Präferenzformular aktualisieren lassen.
- Abmeldeformular. Die Abmeldung von einer Liste oder die vollständige Sperrung einer Adresse verarbeiten.
- Feedbackformular. Rückmeldungen mit Text-, Auswahl- oder Bewertungselementen sammeln.
Double-Opt-In und Spam-Schutz
- Verpflichtendes Double-Opt-In. Die Anmeldung erst nach Bestätigung eines Links in einer E-Mail abschließen.
- Optionales Double-Opt-In. Eine Anmeldung mit optionalem Bestätigungsprozess gestalten.
- Formulare ohne Double-Opt-In. Ein Formular ohne E-Mail-Bestätigung verwenden, etwa für eine Kontaktanfrage.
- Bestätigungsmail gestalten. Text und Gestaltung der Double-Opt-In-E-Mail bearbeiten.
- Weiterleitung nach Bestätigung. Nach der Aktivierung zu einer gewählten Seite weiterleiten.
- Unsichtbarer Spam-Schutz. Automatische Prüfungen zur Erkennung verdächtiger Formulareingaben nutzen.
- Optionales Turnstile. Cloudflare Turnstile zusätzlich als Bot-Schutz einsetzen.
Formularstatistiken
- Aufrufe und Starts. Sehen, wie oft ein Formular aufgerufen und begonnen wird.
- Übermittlungen und Conversion. Abgeschickte Formulare und die Abschlussquote auswerten.
- Abbrüche. Erkennen, wie viele begonnene Formulare nicht abgeschlossen werden.
- Mehrseiten-Funnel. Den Verlauf durch die Schritte eines mehrseitigen Formulars auswerten.
- Spam-Ablehnungen. Abgewiesene Eingaben in der Statistik nachvollziehen.
- DOI-Bestätigungen. Bestätigte Anmeldungen in der Auswertung sehen.
- CSV-Export der Statistik. Formularauswertungen als CSV-Datei weiterverwenden.
Hinweis: Double-Opt-In bedeutet die Bestätigung einer Anmeldung per E-Mail-Link. Welche Variante, Einwilligungstexte und Datenverarbeitung für Ihren Zweck passen, legen Sie selbst fest.
Kontakte und Zielgruppen verwalten
Listen und Datenimport
- Mehrere Adresslisten. Kontakte in verschiedenen Listen organisieren.
- Neue Kontakte. Einzelne Kontakte manuell anlegen.
- Kontakte bearbeiten. Bestehende Einträge öffnen und ändern.
- Kontakte suchen. Einträge in der gewählten Liste finden.
- CSV- und Textimport. Empfänger aus CSV-Dateien (Tabellendaten als Text) oder strukturierten Textdateien übernehmen.
- Zwischenablage-Import. Reine E-Mail-Adresslisten per Kopieren und Einfügen importieren.
- Feldzuordnung. Spalten einer Importdatei den passenden Kontaktfeldern zuordnen.
- Eigene Kontaktfelder. Zusätzliche Informationen in eigenen Datenfeldern speichern.
- Kodierung wählen. Bei Umlautproblemen die passende Zeichenkodierung für den Import wählen.
- Daten exportieren. Die ausgewählte Listenansicht als CSV speichern.
Auswahl und Segmentierung
- Nach Feldwerten filtern. Zielgruppen anhand von Angaben wie Ort, Land oder einem eigenen Feld bilden.
- Nach früherer Aktivität filtern. Öffnungs- oder Klickdaten zur Empfängerauswahl nutzen, wenn passende Trackingdaten vorliegen.
- Filter speichern. Eine definierte Auswahl für spätere Mailings wiederverwenden.
- Gefilterter Export. Nur die aktuell gefilterten Kontakte als CSV exportieren.
- A/B-Aufteilung. Eine Liste in zwei Teilmengen aufteilen und unterschiedliche Newsletter-Varianten separat versenden.
- Double-Opt-In verwalten. Den Bestätigungsstatus von Newsletter-Anmeldungen in der Kontaktverwaltung berücksichtigen.
Hinweis: A/B-Aufteilung bedeutet zwei getrennt vorbereitete Varianten und Versendungen; eine automatische Gewinnerauswahl wird hier nicht zugesagt. Verhaltensfilter benötigen entsprechende Trackingdaten und passende datenschutzrechtliche Voraussetzungen.
Versand vorbereiten und Ergebnisse prüfen
Vorbereitung und Versandsteuerung
- Absender und Betreff. Absenderangaben und Betreff für ein Mailing festlegen.
- Empfängerauswahl. Eine Liste beziehungsweise gefilterte Zielgruppe für das Mailing auswählen.
- Versandvorschau. Den Newsletter vor dem Versand in der Vorschau prüfen.
- Empfängerbezogene Vorschau. Die Newsletter-Inhalte für verschiedene Empfänger vorab ansehen; für Betreff und Textalternative gibt es dabei keine Vorschau.
- Testmail. Einen Entwurf an eine einzelne Testadresse senden und den Versandstatus prüfen.
- Versand-Simulation. Mit fiktiven Adressen auf .ap einen Versand ohne reale Zustellung durchlaufen.
- Sofortversand. Ein Mailing unmittelbar nach Übergabe des Versandauftrags starten.
- Versandtermin. Ein Mailing zu einem festgelegten Zeitpunkt starten lassen.
- Versand verteilen. Ein Mailing über mehrere Stunden oder Tage versenden.
- Abmeldesperren. Gesperrte Adressen von weiteren Versendungen ausschließen.
Berichte und Fehleranalyse
- Jobübersicht. Versandaufträge mit Status, Datum, Absender, Betreff und Empfängerzahl sehen.
- Versandfortschritt. Status und Versandrate eines Mailings verfolgen.
- Versandergebnisse. Erfolgreiche Zustellungen und Versandfehler im Bericht auswerten.
- Fehlerkategorien. Unterschiedliche Versandfehler anhand ihrer Kategorien einordnen.
- Detaillierte Protokolle. Technische Versandfehler in den Protokollen nachvollziehen.
- Abmeldungen im Bericht. Sehen, welche Abmeldungen einem Mailing zugeordnet sind.
Öffnungen und Klicks
- Öffnungsstatistik. Öffnungen anhand der erfassten Trackingdaten auswerten.
- Klickstatistik. Klicks auf Newsletter-Links anhand der erfassten Daten auswerten.
- Tracking ohne Adresszuordnung. Reaktionen auswerten, ohne sie im Tracking einer Empfängeradresse zuzuordnen.
- Tracking mit Adresszuordnung. Reaktionen einzelnen Empfängern zuordnen, sofern das Konto und die rechtlichen Voraussetzungen dies erlauben.
- Tracking ausschalten. Einen Newsletter ohne Öffnungs- und Klicktracking versenden.
Hinweis: In Cloud-Tarifen zählen Testmails zum Versandguthaben. Öffnungsdaten sind durch Bildladeverhalten und Datenschutzfunktionen von E-Mail-Programmen beeinflusst; sie sind keine exakte Leserzählung. Eine Zustellgarantie ist damit nicht verbunden.
Automatische E-Mails und Folgeprozesse
E-Mails nach einer Anmeldung
- Willkommensmail. Nach einer Anmeldung automatisch eine vorbereitete E-Mail versenden.
- Zeitversetzte E-Mail-Serie. Nach einer Anmeldung eine Folge vorbereiteter Nachrichten starten.
- Anmeldebeleg. Nach bestätigter Anmeldung die erfassten Angaben an hinterlegte E-Mail-Adressen senden.
- Gestaltbare Folgemails. Die für den Anmeldeprozess vorgesehenen E-Mails bearbeiten.
Formular- und Integrationsprozesse
- Formulareingaben weiterverwenden. Erfasste Angaben in Kontaktlisten oder über passende Anbindungen nutzen.
- Persönliche Präferenzlinks. Kontakte zu ihrer eigenen Auswahl von Listen und Angaben führen.
- API-Automatisierung. Eigene Programme über die dokumentierte REST API (Programmierschnittstelle) verbinden; Umsetzung und Berechtigungen gesondert prüfen.
Hinweis: Die beschriebenen E-Mail-Serien werden durch eine Anmeldung ausgelöst. Daraus folgt keine Zusage für einen visuellen Workflow-Designer, beliebige Ereignistrigger oder automatische CRM-Synchronisation.
Anbindungen und REST API
Anbindungen für bestehende Software
- cobra online. Funktionen, Datenfluss und Voraussetzungen dieser Anbindung ansehen.
- cobra Classic add-in. Funktionen, Datenfluss und Voraussetzungen dieser Anbindung ansehen.
- Salesforce. Funktionen, Datenfluss und Voraussetzungen dieser Anbindung ansehen.
- CentralStationCRM. Funktionen, Datenfluss und Voraussetzungen dieser Anbindung ansehen.
- Twenty CRM. Funktionen, Datenfluss und Voraussetzungen dieser Anbindung ansehen.
- SuiteCRM. Funktionen, Datenfluss und Voraussetzungen dieser Anbindung ansehen.
- EspoCRM. Funktionen, Datenfluss und Voraussetzungen dieser Anbindung ansehen.
- WooCommerce. Funktionen, Datenfluss und Voraussetzungen dieser Anbindung ansehen.
- Shopware. Funktionen, Datenfluss und Voraussetzungen dieser Anbindung ansehen.
- Magento. Funktionen, Datenfluss und Voraussetzungen dieser Anbindung ansehen.
- Adobe Commerce. Funktionen, Datenfluss und Voraussetzungen dieser Anbindung ansehen.
- OXID eShop. Funktionen, Datenfluss und Voraussetzungen dieser Anbindung ansehen.
- PrestaShop. Funktionen, Datenfluss und Voraussetzungen dieser Anbindung ansehen.
- JTL-Shop. Funktionen, Datenfluss und Voraussetzungen dieser Anbindung ansehen.
- OpenCart. Funktionen, Datenfluss und Voraussetzungen dieser Anbindung ansehen.
- Zammad. Funktionen, Datenfluss und Voraussetzungen dieser Anbindung ansehen.
- Znuny. Funktionen, Datenfluss und Voraussetzungen dieser Anbindung ansehen.
- OTOBO. Funktionen, Datenfluss und Voraussetzungen dieser Anbindung ansehen.
- FreeScout. Funktionen, Datenfluss und Voraussetzungen dieser Anbindung ansehen.
- Chatwoot. Funktionen, Datenfluss und Voraussetzungen dieser Anbindung ansehen.
- Lexware. Funktionen, Datenfluss und Voraussetzungen dieser Anbindung ansehen.
- Freshdesk. Funktionen, Datenfluss und Voraussetzungen dieser Anbindung ansehen.
Dokumentierte API-Bereiche
- Kontakte und Listen. Empfänger, Listen, Felder und Importvorgänge über dokumentierte API-Funktionen anbinden.
- Formulare und Eingaben. Formulare und ihre erfassten Angaben in eigene Prozesse einbinden.
- Entwürfe und Vorlagen. Dokumentierte Funktionen für Newsletter-Entwürfe, Vorlagen und Versionen nutzen.
- Versandjobs. Versandaufträge und Jobdetails in eigene Integrationen einbeziehen.
- Abmeldungen und Beschwerden. Die dokumentierten API-Bereiche für Abmeldungen und Beschwerden nutzen.
- Swagger/OpenAPI. Die Schnittstellenbeschreibung für Planung und Entwicklung einer Anbindung verwenden.
- API-Zugriff mit Bearer Token. API-Aufrufe über ein Zugriffstoken authentifizieren, statt Zugangsdaten in jeden Aufruf einzubauen.
Hinweis: Anbindungen haben unterschiedliche Funktionen und Voraussetzungen. Prüfen Sie bei Ihrem System die Detailseite; nicht jede Anbindung überträgt dieselben Daten in beide Richtungen. API und Anbindungen müssen zum gebuchten Angebot und zu den Berechtigungen passen. Das klassische cobra Add-In ist eine eigene Desktop-Anbindung; passende Version und Add-In-Variante müssen geprüft werden. Die Empfängerübergabe wird aus cobra gestartet. Ein konfigurierbarer Ergebnisimport in Intervallen ist keine Echtzeit-Synchronisation aller Daten.
Im Team arbeiten und Zugriffe steuern
Gemeinsame Inhalte
- Teamvorlagen. Gespeicherte Vorlagen gemeinsam als Ausgangspunkt für neue Newsletter verwenden.
- Geteilte Inhaltsbausteine. Wiederverwendbare Elemente für das Team bereitstellen.
- Newsletter-Entwürfe teilen. Entwürfe anderen Teammitgliedern zugänglich machen.
- Entwürfe kopieren. Für eigene Änderungen an einem fremden geteilten Entwurf eine Kopie erstellen.
- Gemeinsame Adresslisten. Vorhandene Kontaktlisten im Team nutzen.
- Gemeinsame Formulare. Vorhandene Formulare im Team nutzen.
- Private Inhalte. Vorlagen und Entwürfe nur für den eigenen Nutzer sichtbar halten.
Berechtigungen und Organisation
- Individuelle Nutzerrechte. Berechtigungen je Nutzer und Funktionsbereich einstellen.
- Nutzerumfang nach Angebot. Ein- oder Mehrbenutzerbetrieb entsprechend dem gewählten Paket nutzen.
- Organisationseinheiten und Unterkonten. Im Enterprise-Angebot zusätzliche Einheiten oder Unterkonten nach Vereinbarung vorsehen.
Hinweis: Die Rechte gelten für Funktionsbereiche, nicht für jeden einzelnen Inhalt. Newsletter-Bearbeitung und Versand sind nicht separat berechtigbar. Teamarbeit umfasst keine gleichzeitige Echtzeitbearbeitung desselben Entwurfs oder integrierte Freigabeworkflows. Gespeicherte Bausteine werden als Kopien verwendet; Änderungen wirken nicht automatisch auf alle bisherigen Verwendungen.
Betriebsmodell und technische Voraussetzungen
Cloud und OnPremise
- Cloud-Betrieb. mailfino nutzen, ohne selbst die Anwendung zu installieren und zu betreiben.
- Hosting in Deutschland. Die mailfino Cloud mit Hosting in Deutschland nutzen.
- CSA-zertifizierter Cloud-Versand. Den zertifizierten Versandweg der mailfino Cloud nutzen.
- Selfhosting/OnPremise. mailfino auf eigener Infrastruktur installieren und betreiben.
- Docker-basierte Installation. Die Anwendung anhand des Installationshandbuchs auf einem geeigneten Docker-Host einrichten.
- Eigener Mail Transfer Agent. Im Eigenbetrieb den Server für den E-Mail-Versand selbst betreiben und konfigurieren.
- Eigene Versand-DNS. Im Eigenbetrieb Domain und Versandkonfiguration wie SPF, DKIM und Reverse DNS einrichten.
- Netzwerk und Server vorbereiten. Für den eigenen Versand statische IPv4, Reverse DNS, Domain und erforderliche Ports bereitstellen; Servergröße anhand des Installationshandbuchs und Versandvolumens planen.
Bedienung und Unterstützung
- Deutsch und Englisch. Die Benutzeroberfläche in deutscher oder englischer Sprache nutzen.
- Handbuch. Anleitungen für Einrichtung, Funktionen und Bedienung nachlesen.
- Support nach Angebot. E-Mail- und Telefonsupport entsprechend dem gebuchten Angebot nutzen.
- Individuelles Enterprise-Angebot. Zusätzliche Organisations-, Architektur- und Integrationsanforderungen gesondert vereinbaren.
Hinweis: Die Liste beschreibt vorhandene Funktionen und angebotene Betriebsmodelle, keine Zusage, dass jedes Paket alle Punkte enthält. Nutzerzahl, Anbindungen, Versandguthaben und Zusatzleistungen richten sich nach dem jeweiligen Angebot. Für OnPremise müssen Sie außerdem die technischen Voraussetzungen und den eigenen Betrieb sicherstellen. Einzelheiten zum eigenen Betrieb finden Sie auf der Selfhosting-Seite und im Installationshandbuch.
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